Organizzare la giornata per il successo

Pagina pubblicata in data 2 agosto 2016
Aggiornata il 4 maggio 2023
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

Tra le tante cose che hanno in comune le persone di successo c'è la capacità di organizzare ogni singola giornata di lavoro.

Agosto, il mese migliore per antonomasia per dedicarsi alle proprie passioni è arrivato. Non tutti scelgono questo mese per le proprie vacanze, c’è chi preferisce l’inizio dell’estate, chi preferisce il mese di settembre, chi magari attende l’inverno per volare dall’altra parte del pianeta verso qualche meta esotica o semplicemente per recarsi nella località di montagna più vicina per godere della neve.

Agosto è nell’immaginario collettivo un mese associato al sole, al mare, alle vacanze e, quindi, al riposo. Di conseguenza è il momento perfetto per fare il punto della situazione ed organizzare la nuova "stagione" a venire.

L'attuazione di un piano di marketing si basa fra le molte cose sull’organizzazione ottimale di ogni singola giornata.

Indipendentemente che si debba monitorare una strategia di marketing e la comunicazione di un’azienda, o che si debba portare a termine con successo qualsiasi altra mansione, è fondamentale imparare ad organizzare la propria giornata.

Non è un caso che la disciplina e la capacità di organizzare la propria vita, che dimostrano di possedere le persone di successo, sono qualità che si prendono molto spesso ad esempio. Il successo di una persona (puoi leggere l'articolo "Il vero significato del successo") passa anche (e soprattutto) attraverso la capacità di organizzare ogni singolo giorno della nostra vita.

Il primo passo: il tempo è relativo

Chiarita la premessa ora è importante chiarire da dove iniziare per organizzare al meglio la propria giornata. Davanti all’enorme quantità di "cose" che dobbiamo fare ogni giorno non è affatto facile scegliere da quale iniziare.

L’elemento chiave di una buona organizzazione sta tutto nella capacità di definire nel modo più corretto possibile il concetto di tempo.

Senza coinvolgere Albert Einstein e la sua "Teoria della Relatività", con semplici parole cercherò di arrivare al nocciolo. Dobbiamo soffermarci su un aspetto molto importante, e cioè sul fatto che l’idea di tempo è estremamente soggettiva. Il concetto di tempo cambia a seconda di come ognuno di noi lo percepisce.

Ecco un semplice esempio che spero permetta di comprendere meglio questo concetto.

Ipotizziamo che tu svolga la professione di giornalista e che hai una certa notorietà nel tuo settore. Lavori per un'importante testata di "cucina", mentre io sono il titolare di un noto ristorante di Venezia.

Ipotizziamo anche che ad entrambi sia chiesto di scrivere un articolo riguardo un piatto della cucina tradizionale di Venezia, e che per la stesura dell’articolo ci sia richiesto di dedicare al massimo un’ora. Probabilmente ai tuoi occhi di persona esperta dedicare solamente un’ora alla stesura di un buon articolo non è un tempo sufficiente. Al contrario, ai miei occhi di ristoratore non avvezzo a scrivere, dedicare un’ora all'articolo significa togliere anche troppo tempo al mio lavoro.

In alcune realtà aziendali dedicare più di 15 minuti allo scambio di idee è sinonimo di spreco di tempo, mentre in altre realtà aziendali dedicare anche molte ore alla riflessione ed allo sviluppo di idee è un doveroso investimento per lo sviluppo dell’azienda stessa.

Il concetto di tempo è soggettivo, per questo motivo è fondamentale prima di tutto capire cosa per ognuno di noi è prioritario ed importante. Si tratta di fare delle scelte. Ritenere che guardare la TV è più importante che lavorare alla propia crescita personale è una scelta. Preferire di rimanere a letto piuttosto che imprimere un cambiamento alla propria vita è una scelta. L'organizzazione della giornata dipende dalle scelte che compiamo. Dipende dalle priorità che attribuiamo alle differenti attività che dobbiamo svolgere.

Secondo passo: abbiamo la stessa quantità di tempo

Sia io che te abbiamo in un giorno la stessa quantità di tempo che ogni giorno hanno a disposizione le persone di successo. Quello che probabilmente cambia tra una persona di successo ed una persona che il successo lo deve ancora raggiungere è quanto ritiene il tempo prezioso, e di conseguenza come lo si gestisce.

Mi occupo di marketing da oramai qualche anno, ed il successo di un piano marketing, si basa anche sulla capacità organizzativa dell'azienda. Ecco allora cinque semplici consigli tratti dalla mia esperienza personale per rendere più semplice l’organizzazione di una giornata:

1) La cartella si prepara la sera prima (diceva la mamma)
Quante volte nostra madre ci ha ricordato che la cartella va preparata la sera prima dopo che eravamo tornati a casa con una nota perché ci eravamo dimenticati i compiti a casa?

Il modo migliore per iniziare una giornata è organizzarla la sera prima! In oltre è importante avere pronti più piani per ogni singolo giorno, in modo tale da poter affrontare e gestire gli inevitabili imprevisti quotidiani.

Come in ogni film d’azione che si rispetti l’eroe ha sempre un piano B, C, D, ecc... Noi non possiamo essere da meno!

Un piano dovrebbe essere legato all’organizzazione del lavoro, un piano dovrebbe tenere in considerazione le attività legate alla tua vita privata (pagare una bolletta, ecc…), e un paio di piani dovrebbero essere destinati a curare i propri interessi e sogni.

2) Pianificare le interruzioni
Spesso nell’organizzare la nostra agenda commettiamo senza rendercene conto un errore molto importante: non pianifichiamo le interruzioni. Se calcoli di scrivere un articolo dalle 9:00 alle 10:00 e di preparare un preventivo dalle 10:01 alle 11:00 quasi sicuramente fallirai l’obiettivo.
Infatti, la nostra mente non è in grado di passare istantaneamente da un compito all’altro. I motivi sono vari, quello più importante è legato al fatto che dobbiamo permettere al nostro cervello di smaltire il cortisolo accumulato prodotto nell’espletamento di un lavoro (puoi leggere a riguardo l'articolo "L'Illusione del Multitasking" e l'articolo "È nata l'economia della distrazione").

Le pause tra un lavoro ed un altro permettono di mantenere la mente lucida e di essere più produttivi durante la giornata.
Quindi nel pianificare la propria giornata è importante inserire delle pause tra un’attività e l’altra, soprattutto se si tratta di attività molto impegnative.

3) Prendi il toro per le corna
All’interno di una giornata sicuramente capita di avere delle attività semplici da svolgere (come rispondere ad una e-mail) e attività più complesse. Alle volte capita anche di avere attività che non ci piacciono, che ci sono indigeste.
Nell’organizzare la giornata si devono utilizzare due criteri. Il primo è il grado d’urgenza di ogni singola attività ed il secondo è legato a quanto ti è "indigesta/complessa" un’attività.

Consiglio di iniziare la giornata sempre con il compito più "indigesto/complesso". Ovviamente se un cliente aspetta da te una e-mail con urgenza, magari entro le 10:00 del mattino, non avrebbe senso rispondere alle 5:00 del pomeriggio solo perché l’invio di una e-mail è un’attività più semplice rispetto alla stesura di un preventivo. Ecco perché dovrai sempre tenere conto del grado d’urgenza di un’attività da svolgere e non solo della sua complessità.

4) Il tempo vola
Utilizza un’applicazione del tuo smartphone, un programma del tuo computer, un cronometro digitale, una sveglia da cucina, insomma quello che preferisci per monitorare il tempo che dedichi alle attività. Non solo ti permetterà di rispettare la tabella di marcia che hai organizzato la sera prima, ma soprattutto nel corso del tempo ti aiuterà a quantificare in modo sempre più corretto il tempo da destinare ad ogni singola attività.

Un altro aspetto importante è che in questo modo sarai in grado di quantificare in modo più preciso la "quantità" di tempo destinata ad ogni tuo singolo cliente e di conseguenza essere in grado di dare il giusto valore economico all’attività che hai svolto.

Sulla rete è possibile reperire una notevole quantità di risorse dedicate al "time management" anche chiamato "time tracking".

5) Roma non è stata costruita in un giorno
Come cantavano, oramai qualche anno fa, i Morcheeba, Roma non è stata costruita in un giorno. Devi di conseguenza imparare ad attribuire il giusto tempo ad ogni singola attività da svolgere.
In poche parole: in un giorno non puoi fare tutto. In particolar modo davanti a progetti di grandi dimensioni devi saper individuare la giusta quantità di giorni necessari per completarli.

Conclusione
Ricorda che saper organizzare bene le proprie giornate significa: "svegliarsi al mattino e sentirsi pieni di energia prima ancor di aver bevuto una tazzina di caffè."

Dott. Francesco Russo