La matrice di Covey e la gestione dei messaggi

Pagina pubblicata in data 27 febbraio 2018
Aggiornata il 4 maggio 2023
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

Gestione del tempo, o meglio, mancanza di tempo.

Ognuno di noi prova ogni giorno la fastidiosa sensazione di avere troppe cose da fare per il tempo che ha a disposizione.

Nella sua eredità Stephen Covey ha lasciato anche una semplice matrice molto utile nell'aiutare ad ottimizzare il nostro tempo.

Nonostante oggi i social network, whatsApp, ed i molti strumenti di comunicazione si sono aggiunti alle e-mail. Per chi lavora la posta elettronica è ancora il primo canale di comunicazione, e di conseguenza, la prima fonte di stress.

Uno studio condotto nel 2011 ha messo in evidenza che l'uso intensivo della posta elettronica negli ambienti di lavoro provoca un alto livello di stress.

Dal McKinsey Report del 2012 emerge che un lavoratore medio dedica il 28% del proprio tempo a gestire la posta elettronica (lettura e-mail, scrittura e-mail, ecc...).

Questo a causa di un'errata, o in alcuni casi di una totale assenza di un'organizzazione del lavoro in azienda.

Non è un caso che nelle aziende in cui i dipendenti hanno la possibilità di gestire in modo autonomo le proprie giornate, e di conseguenza di gestire le priorità delle varie attività da svolgere (inclusa la gestione della posta elettronica ), sono generalmente più soddisfatti del proprio lavoro.

Una carente gestione aziendale porta ad alti livelli di stress, i quali determinano prestazioni mediocri. Di conseguenza il compito di un'azienda è quello di ottimizzare i processi aziendali al fine di ridurre le distrazioni, le fonti di stress, e creare un ambiente che stimoli ogni lavoratore a dare il meglio di se.

Come ho scritto nell’articolo "Organizzarsi per il successo" è importante dare una priorità alle attività che si devono svolgere durante la giornata.
Per determinare la scala delle priorità ho indicato fondamentalmente due criteri di base: il grado d’urgenza e quanto un’attività è complessa/indigesta.

Uno strumento che può aiutarci nell’organizzazione del lavoro quotidiano è la matrice di Covey (Covey’s Time Management Matrix), sviluppata da Stephen Covey su quella nota come "matrice di Eisenhower". La matrice sviluppata da Covey permette di approfondire i due criteri per determinare la priorità delle attività da svolgere.

Quadrante I

Il primo quadrante contiene i compiti urgenti ed importanti. Queste attività dovrebbero includere la risposta alle "crisi", ai lavori che troviamo più indigesti e fastidiosi ed alle scadenze più imminenti.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza. Le conseguenze di cercare di svolgere molte attività del primo quadrante in un unico giorno portano ad un aumentano delle probabilità di compiere degli errori.
Se la gran parte della giornata è concentrata su questo quadrante si hanno difficoltà a gestire il proprio tempo.

In poche parole il primo quadrante contiene le azioni da fare immediatamente, quelle azioni non delegabili, ma che devono essere ridotte al minimo.

Quadrante II

Il secondo quadrante contiene i compiti importanti ma non urgenti. Contiene le attività che possono essere svolte nel medio termine. La pianificazione di un lavoro, l’analisi di un progetto, la preparazione di una relazione. Le attività mirate al miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Questo quadrante merita molta attenzione. Il motivo è legato al fatto che queste attività sono si importanti ma richiedono normalmente del tempo per essere svolte.

Di conseguenza il rischio è che queste attività siano posticipate a tal punto da diventare delle urgenze e quindi finire nel primo quadrante. Una buona gestione del proprio tempo fa sì che sia questo quadrante ad avere il maggior numero di attività da svolgere durante l'arco della giornata.

Il secondo quadrante, quindi, contiene le azioni pianificate per tempo.

Quadrante III

Il terzo quadrante contiene quelle urgenze che non sono importanti. È in questo quadrante che molte delle nostre e-mail devono essere collocate, assieme alle riunioni e ed alle "interruzioni" (ovviamente quelle che possono essere prevedibili).
È il quadrante associato all’inganno. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili.

Il terzo quadrante contiene le azioni che possono essere delegate. Nel caso in cui non sia possibile delegare, queste azioni vanno tendenzialmente svolte a fine della giornata.

Quadrante IV

Il quarto quadrante contiene i compiti che non sono né urgenti né importanti. Gli ultimi da svolgere, ma che spesso occupano la gran parte del nostro tempo. Si tratta di azioni che potrebbero essere ignorate.

In questo quadrante devono essere inserite le azioni superflue. Dobbiamo essere, quindi, capaci di valutare che ci sono azioni che alle volte non serve svolgere.

Ecco un piccolo trucco per utilizzare al meglio la matrice di Covey, utilizzando la parola TIME:

• T – Q1: Tassativo
• I – Q2: Importante e idispensabile
• M – Q3: Finte urgenze o attività che possono essere delegate
• E – Q4: Inutili

Affinare le priorità

La matrice sviluppata da Covey permette di determinare le priorità e riuscire quindi a stabilire le giuste attività da svolgere ottimizzando il tempo che si ha a disposizione.

In oltre una volta che siamo consapevoli delle nostre priorità, possiamo migliorare i rapporti con i colleghi d’ufficio. Come? Essere capaci di valutare le proprie priorità, permette di essere consapevoli delle priorità dei colleghi.

La condivisione del lavoro (leggi a riguardo il ciclo di articoli che ho dedicato ai feedback iniziando da "Il marketing dei feedback Pt1") è sempre più diffusa nelle aziende e diventa importante per ogni membro del gruppo conoscere le esigenze e le priorità degli altri.

La conseguenza diretta di un confronto consapevole in azienda, riduce la necessità di continui feedback e di conseguenza di confronti.

Una o due e-mail alla settimana di aggiornamento sulle attività da svolgere saranno sufficienti a ridurre il carico delle riunioni (vedi l'articolo "I gironi dell'inferno del lavoro").

Conoscere lo strumento

Quando si deve scrivere una e-mail è importante attivare un processo molto simile a quello che si impiega in una strategia di marketing: "a chi mi sto rivolgendo?" "quale messaggio voglio far arrivare?" "quale risposta voglio?".

Il messaggio giusto inviato attraverso il canale sbagliato è improbabile che ottenga la corretta visibilità e di conseguenza la giusta risposta (vedi a tal proposito l’articolo "Distrazioni? No grazie").

Imparare ad utilizzare la posta elettronica, e più in generale i differenti canali di comunicazione (messaggi istantanei, telefonate, video chiamate, e così via), nel dovuto modo può rendere più facile non solo a noi stessi la giornata lavorativa, ma anche ai colleghi.

È importante sapere cosa vogliamo comunicare. Dobbiamo essere sicuri se le informazioni che stiamo comunicando servono e/o se le stiamo inviando alla persona giusta.

Nella stesura di un qualsiasi messaggio è presente sempre una regola d’oro, quella di non scrivere blocchi di testo estremamente lunghi. Nella progettazione di un testo è importante inserire le informazioni e le domande importante all’inizio del testo.

Prima di inviare un messaggio domandiamoci sempre se ne vale veramente la pena. Se serve. Le caselle di posta elettronica, le notifiche dei servizi di messaggistica e dei social, di ognuno di noi, traboccano di notifiche.
Il solo fatto di avere un alto numero di messaggi non letti genera in noi uno stato di stress. Quindi cerchiamo di non contribuire a questa situazione se non è effettivamente necessario.

Quando scriviamo un messaggio dobbiamo considerare quale tipo di risposta vogliamo ottenere. Questo ci permette di essere più chiari nella formulazione della richiesta.

Anche il momento in cui si scrive un messaggio è molto importante. Se il sabato mattina invio una e-mail, non devo dare per scontato che il mio collega od il mio sottoposto legga la posta di sabato.

Invio una e-mail il sabato per ottenere un'informaizone che posso avere il lunedì senza problemi? L'errore è mio.

Ho bisogno di una risposta urgente in un momento al di fuori dell'orario regolare di lavoro? Farò una telefonata, o invierò un messaggio istantaneo chiedendo di poter parlare il prima possibile.

Si potrebbe pensare che una singola e-mail, un solo messaggio, non può "rovinare" il fine settimana di una persona. La mia esperienza mi ha insegnato che di solito nelle aziende in cui c'è l'abitudine di comunicare nei fine settimana, non ci si limita solo ad una e-mail o ad un messaggio veloce. In realtà si ritiene che il dipendente, il collega, deve essere sempre reperibili, e la non reperibilità è interpretata come disinteresse nei confronti dell'azienda.

Questo clima non è certo quello ottimale a stimolare i dipendenti a dare il meglio di sé.

In conclusione

Nelle aziende è importante avere a disposizione delle linee guida sull’uso dei differenti strumenti di comunicazione. Quando e con che modalità si deve comunicare, ottenere dei riscontri, dei confronti.
Le linee guida sono fondamentali, sia nelle aziende di grandi dimensioni che in quelle di piccole dimensioni, e sono figlie di un'organizzazione dei processi aziendali precisa e puntuale.

Dott. Francesco Russo