Come gestire la conoscenza in azienda

Pagina pubblicata in data 4 gennaio 2022

Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

Il successo di una strategia di marketing, e di conseguenza il successo di un qualsiasi business, si basa fondamentalmente sulla capacità del marchio di offrire ripetutamente, con costanza, la promessa del marchio stesso.

Il valore di un marchio, come ho scritto più volte in questo blog, è dato dalla sua capacità di soddisfare un bisogno, un’esigenza specifica di una persona, attraverso un’esperienza.

Più la soddisfazione sarà alta e più l’esperienza sarà intensa e più il marchio acquisterà valore agli occhi del fruitore del marchio stesso.

La capacità di un’azienda di mantenere la promessa del marchio dipende dalla capacità di ogni persona che lavora per il marchio di sintetizzare, distribuire e far proprie la "conoscenza".

Con "conoscenza" mi riferisco all'assieme di tutte le informazioni ed esperienze che costituiscono il patrimonio culturale dell'azienda, e che permettono ai collaboratori dell'azienda stessa di svolgere al meglio i propri compiti.

Le informaizoni di cui necessitiamo tutti noi per svolgere il nostro lavoro, non risiede solo nella rete, o nei libri, ma anche e soprattutto nelle persone, nei colleghi con cui lavoriamo ogni giorno, e soprattutto, con i quali ci confrontiamo ogni giorno.
Le informazioni di cui tu ed io possediamo, risulta infatti utili solo in proporzione alla nostra capacità di usarle e di metterle a disposizione di colleghi e clienti.

In un momento storico in cui molti lavorano in remoto, da casa, si è venuto a creare un ulteriore ostacolo ad accedere alle conoscenze ed all'esperienza dei colleghi, dei collaboratori, dei dirigenti dell’azienda.

La conseguenza di questa situazione, oltre ad esempio al problema legato al pericolo che si cada in uno stato di paranoia da smartworking (su cui mi sono soffermato con l'articolo "Paranoia da smartworking - WFH paranoia"), è che l'isolamento riduca la capacità della persona di elaborare in modo "profondo" le informazioni.

Per questi motivi, è fondamentale oggi, più che mai, promuovere una cultura della capacità di gestire le informazioni, di coltivare la "conoscenza" aziendale, grazie alla metacognizione (puoi leggere a riguardo l'articolo "Esaurimento cognitivo? Ti aiuta la metacognizione").

Velocità della conoscenza

Abbiamo oggi a disposizione più informazioni di quanto in passato non abbiamo mai avuto. Qualche anno fa, Bernard Marr, collaboratore di Forbes, scrisse che ogni secondo vengono creati circa 1,7 megabyte di nuove informazioni per ogni essere umano sul pianeta.
Oggi questo valore è sicuramente molto più grande rispetto a quando scriveva Bernard Marr. La mole di informazioni a cui oggi siamo esposti e che dobbiamo gestire è tale da costituire un vero e proprio oceano che ci sommerge.

Da un lato, per molte persone questo non costituisce un problema. Si sentono a loro agio nel non sapere tutto. La loro sicurezza è data infatti dal sapere di poter trovare qualsiasi tipo di informazione da qualche parte nella rete grazie ad una semplice ricerca su Google.

Il problema però sta nella capacità di ognuno di noi di scegliere e filtrare le informazioni realmente utili e necessarie fra l’enorme quantità di informazioni che abbiamo a disposizione.

Spesso la "soluzione" non è quella di acquisire un metodo, e un'attenta gestione delle informazioni, ma una semplice e veloce “conoscenza superficiale”, la quale non fa altro che ridurre la nostra capacità di innovare, la nostra creatività, e soprattutto la nostra capacità di mantenere concentrati sul compito che si svolge.

Capacità di codifica

Oggi, chiunque di noi può acquisire facilmente informazioni, in qualsiasi momento, su qualsiasi tipo di argomento.

L’intelligenza artificiale sta rendendo possibile preoccuparsi sempre meno di come individuare un contenuto "interessante". Quest’ultima infatti è in grado di scansionare per noi la rete e recuperare ciò che a lei "sembra" più rilevante per noi (un po' come fanno gli algoritmi dei social network nella selezione dei post da farci vedere nella nostra bacheca).

Ma la facilità di recuperare dei contenuti, delle informazioni, e l’apparente semplicità di elaborare queste ultimi in nuovi contenuti grazie ad una tecnologia sempre più facile da utilizzare, nasconde un grande rischio.

Non tutti quelli che registrano un video con una webcam o con uno smartphone sono nella condizione di creare un film di successo. Non tutti coloro che sono in grado di scrivere un post su un social network sono in grado di comporre un pensiero complesso, profondo e originale.

Per elaborare le informazioni in contenuti di valore è necessario possedere specifiche competenze, le quali spesso richiedono una "conoscenza profonda" e non una semplice "conoscenza superficiale".

Capacità umana

Il tempo che abbiamo a disposizione è limitato, le nostre capacità cognitive non sono infinite. Le nostre energie sono limitate. Dobbiamo quindi accettare i nostri limiti e di "necessità fare virtù".

Per gestire la mole di informazioni a cui possiamo accedere ogni giorno dobbiamo imparare a filtrare, a selezionare, ed in questo il nostro cervello e la nostra mente sono molto abili. Un esempio della capacità della nostra mente di filstrare la realtà è il famoso esperimento "Invisible Gorilla".

Nel 1964, lo studioso Bertram Gross ha coniato il termine "information overload", in uno studio in cui riconosceva le implicazioni del sovraccarico di informazioni per il cervello umano, che per sua natura è limitato nella gestione delle informazioni stesse.

Gross temeva che quando siamo inondati di informazioni, prendiamo decisioni peggiori. Ed oggi è quello che purtroppo avviene quotidianamente.

La sfida di oggi e di domani di ogni azienda è e sarà determinare quali informazioni i dipendenti dell’azienda devono selezionare ed utilizzare, e a cosa dare la priorità.
Le aziende oggi non si possono più permettere di sprecare energie e risorse nella gestione delle informazioni, e più in generale dei processi organizzativi. Diventa quindi fondamentale adottare un metodo che tenga in considerazione il fenomeno dell'information overload, come il "Protocollo burattini" che ho sviluppato nel corso degli anni e di un metodo che permetta lo sviluppo di una strategia di marketing in modo efficace, come il metodo che noi di BrioWeb chiamiamo "Dominio marketing".

Velocità verso l'irrilevanza

Con l'aumento della velocità con cui le innovazioni sono introdotte in ogni campo, è sempre più facile diventare "obsoleti". Uno studio di IBM del 2020 suggerisce che le competenze sul posto di lavoro, oggi, diventano obsolete in circa cinque anni, mentre le competenze tecniche lo diventano nella metà del tempo.

Come è facile capire, la formazione offerta ai collaboratori ha una scadenza e dovrebbe essere "erogata" continuativamente. Lo stesso vale per la documentazione e le procedure che creiamo per agevolare l'efficienza del lavoro. Anche queste hanno una data di scadenza.

Questo aspetto è ancora più significativo se si passa molto tempo a lavorare da soli da casa, da remoto. Infatti più tempo passiamo da soli e lontano dalle conferenze, da corsi, da relazioni sociali, o incontri casuali, e più è alto il "rischio" di diventare "obsoleti" e addirittura "perdere" le informazioni acquisite.

Adottare un metodo

Per affrontare tutto questo abbiamo bisogno di un nuovo approccio, un metodo, che offra la possibilità di tenere sempre presente alcuni punti fermi:

Attenzione - Dove e come concentriamo l’attenzione ha un impatto sull’efficacia di ciò che facciamo e sull'organizzazione dell'azienda. Il come si utilizza la propria l'attenzione è oggi fondamentale per la vita personale e lavorativa di ognuno di noi;

Selezionare - Dato il crescente volume di informazioni che ci assedia, dobbiamo diventare sempre più bravi a selezionare cosa serve e cosa no;

Velocità - In quanto tempo ci aspettiamo di eseguire un compito? Saper valutare il "giusto tempo" per l'esecuzione del lavoro oggi è fondamentale. La giusta velocità è la base par valutare se il nostro livello di performance è accettabile o meno.

Padronanza - Come cambia il livello delle prestazioni di una persona quando passa da principiante ad esperto? Allo stesso tempo, man mano che si diventa sempre più esperti si puù incorrere in una riduzione della propria attenzione, della propria creatività e di "fossilizzarsi" sulle conoscenze acquisite.

Fluidità - Più ci esercitiamo, più è facile da eseguire un compito. Quando le conoscenze sono interiorizzate possiamo lavorare in uno stato di flusso, e la cosa più straordinaria è che possiamo essere fluenti a qualsiasi stadio della nostra pratica.

Conservazione - Alcune conoscenze devono essere istituzionalizzate e messe a disposizione di tutti, mentre altre possono essere lasciate andare, dimenticate. È quinidi importante definire i criteri che determinano ciò che è essenziale.

Dott. Francesco Russo