La chiave è il miglioramento

Pagina pubblicata in data 17 ottobre 2023
Aggiornata il 18 ottobre 2023
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

Fin dalla tenera età ci viene insegnato che il duro lavoro è importante. Quello che non ci viene insegnato è che il lavoro duro si presenta in due forme altrettanto importanti: lo "sforzo" per ottenere risultati e lo "sforzo" per migliorare la nostra persona.

Quando non abbiamo una comprensione chiara di questi due tipi di "sforzo", i lunghi elenchi di cose da fare tendono a intrappolarci in uno "sforzo cronico" per ottenere risultati migliori, una spinta incessante a eseguire i compiti nel miglior modo possibile, cercando di ridurre al minimo gli errori.

Questa situazione è chiamata "zona di rendimento", dove sviluppiamo una visione a tunnel, concentrandoci solo sul portare a termine i nostri compiti. Questo ci fa sentire produttivi, ma ci porta anche alla stagnazione. Quando siamo concentrati solo sull’esecuzione, rispondiamo alle sfide "pedalando più forte", lavorando più ore, e così via...

Quando includiamo gli sforzi per migliorare la nostra persona, agli sforzi che facciamo per le migliorare le nostre prestazioni, entriamo nella "zona di apprendimento", e possiamo eseguire i compiti in modo più efficace. Questo non solo porta a risultati migliori, ma rende il nostro lavoro più interessante, piacevole e soddisfacente.

Qui di seguito alcuni consigli che possono aiutare a passare dalla zona di rendimento a quella di apprendimento, consentendo di lavorare in modo efficace, innescare il cambiamento e la crescita dell’azienda.

Preparate il terreno per la zona di apprendimento

Nel lavoro e nella vita di tutti i giorni, la maggior parte di noi tende a rimanere bloccata nella zona di rendimento, fissata sul fare le cose nel modo più impeccabile possibile. Questo può andare bene quando siamo alle prime armi, ma una volta diventati esperti, questa concentrazione unica porta alla stagnazione.

Una meta-analisi della Harvard Medical School ha concluso che, in media, più sono gli anni di pratica dei medici generici, e più peggiorano le loro diagnosi. Questo perché molti di loro si concentrano esclusivamente sull’assistenza: vedere i pazienti, fare diagnosi e prescrivere la cura. I medici che continuano a migliorare le proprie conoscenze e competenze, esaminando gli errori commessi, continuano a migliorare e a offrire diagnosi sempre migliori.

La maggior parte di noi non ha il lusso di dedicare grandi quantità di tempo all’apprendimento o alla pratica di una specifica abilità. La più grande opportunità per accelerare il nostro sviluppo è quella di fare le cose in modo da migliorare, impegnandoci contemporaneamente nella zona di rendimento e nella zona di apprendimento, che si può sintetizzare con la definizione: "imparare facendo".

Ciò significa andare oltre ciò che abbiamo già imparato, fissando obiettivi stimolanti che ci spingono al livello successivo, prestando attenzione a ciò che possiamo imparare e migliorare. Ad esempio, provare a verificare se una nuova tecnologia o tecnica di cui si ha sentito parlare, può consentire di risolvere i problemi dei clienti in modo migliore, più rapido e con meno sforzo.

Come si può includere la "zona di apprendimento" alla "zona di rendimento"?

Innanzitutto, è fondamentale rivedere i nostri valori fondamentali, i comportamenti chiave e le regole che ci siamo dati.

La visione di come vediamo il lavoro, può rafforzare il cambiamento e il miglioramento continuo, oppure no. Focalizzare quando è opportuno rimanere nella "zona di rendimento" e quando e come impegnarsi nella "zona di apprendimento".

Hai una scadenza ravvicinata per un progetto? Potrebbe essere opportuno rimanere nella "zona di rendimento". Al contrario, per garantire un impegno regolare nella "zona di apprendimento", si può considerare di programmare conversazioni fra le persone, per aiutarle a comprendere meglio l’organizzazione ed esplorare modi per migliorare la collaborazione. Sollecitare un feedback dai clienti, dai colleghi, e così via.

Lo sviluppo di routine coerenti favorisce prestazioni elevate.
Ecco perché utilizziamo procedure standard, modelli, liste di controllo, riunioni settimanali con ordini del giorno stabiliti, stand-up giornalieri, processi di pianificazione, cruscotti e revisioni trimestrali.
Ma questi sistemi non dovrebbero essere incentrati esclusivamente sul fare cose.

Si devono progettare processi che stimolino a entrare regolarmente nella zona di apprendimento, anche quando non ci siete. Per stabilire routine che garantiscano il miglioramento continuo:

• Progettate gli ordini del giorno delle riunioni in modo da includere momenti che spingano i partecipanti a condividere domande, difficoltà, errori, idee, intuizioni o feedback.
• Assicurarsi che le liste di controllo includano fasi di riflessione su ciò che è andato bene, su ciò che non è andato bene e su cosa provare a fare diversamente in futuro.
• Insegnare alle persone che quando una procedura standard o un modello porta a un errore, si deve valutare di modificare il processo o lo strumento per evitare di ripetere l’errore.

All’inizio dei miei interventi di formazione in azienda, chiedo ai partecipanti come vogliono che i loro colleghi, superiori, sottoposti li percepiscano.

Le loro risposte comprendono qualità positive come l’affidabilità, la collaborazione, la responsabilità, l’empatia, la conoscenza, la competenza e il sostegno. Raramente sento qualcuno dire che vuole essere percepito come un/a allievo/a o un lavoro in corso, una persona che vuole continuare a migliorare.

Se vogliamo creare una cultura dell’apprendimento, dobbiamo essere consapevoli di essere percepiti come dei sempiterni discenti. Molti "leader" abbracciano nella loro vita una condizione di miglioramento continuo: libri, podcast, idee di altri, sperimentano e riflettono. Ma si tende a farlo in privato, lontano dallo sguardo di colleghi e colleghe.
Dobbiamo parlare dell’importanza dell’apprendimento e di quanto sia importante mostrare la nostra crescita personale con le nostre azioni.

Ricordare agli altri e a sé stessi che cos’è la cultura dei feedback. Incoraggiare a riflettere e a discutere sugli errori per trarne preziosi insegnamenti.

Programmare discussioni regolari su cosa provare a fare in modo diverso e su come migliorare. Rivedere periodicamente le routine e i sistemi di apprendimento, di performance e discutere su cosa modificare.

Forse si passa troppo tempo in riunioni, comunicando cose che potrebbero essere comunicate in modo più efficiente con strumenti asincroni come le e-mail. Forse le e-mail sono troppo brevi e generano confusione e lavoro inutile, o forse sono troppo lunghe e troppo dettagliate.

Queste conversazioni portano a un aumento delle prestazioni, ma rafforzano anche una cultura dell’apprendimento che spinge tutti ad affrontare il lavoro quotidiano in modo diverso.

Sono proprio questi comportamenti che consentono il successo, soprattutto in un mondo complesso e in continua evoluzione.

Sebbene i "leader" possono preparare il terreno manifestando la cultura desiderata, il cambiamento dei modelli mentali e dei comportamenti richiede tempo e un rinforzo periodico. Le persone hanno bisogno di "richiami" regolari, soprattutto all’inizio del proprio percorso di crescita.

Superare il paradosso della performance

La mancanza di consapevolezza delle due forme di impegno, insieme alla nostra tendenza umana a sopravvalutare il presente e a sottovalutare il futuro e alla presenza di sistemi che non sono stati progettati per l’apprendimento, portano a un persistente ridurre gli "investimenti" nel nostro sviluppo personale.

A volte pensiamo che impegnarci nell’apprendimento possa ridurre le prestazioni, ma è un’idea miope. Le ricerche dimostrano il contrario: i migliori risultati sono quelli che si impegnano regolarmente nella zona di apprendimento. Non è necessario che ci voglia più tempo. Si tratta del modo in cui svolgiamo il nostro lavoro e la nostra vita quotidiana mentre portiamo a termine le cose.

Quando esploriamo le idee degli altri, andiamo oltre il conosciuto, proviamo nuovi modi di lavorare, facciamo domande, sperimentiamo, esaminiamo gli errori e sollecitiamo il feedback. Scopriamo modi per lavorare in modo più intelligente e ottenere un impatto maggiore.

Dott. Francesco Russo