Trovare tempo nell'era digitale

Pagina pubblicata in data 13 giugno 2023
Aggiornata il 4 luglio 2023
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

L'articolo che segue è un adattamento di un articolo scritto per il portale Agenda Digitale, pubblicato il 15 maggio 2023. Per leggere l'articolo originale clicca qui.

La nostra agenda è piena. Tutto il giorno i nostri smartphone non si fermano neanche un minuto. Alla fine della giornata crolliamo sul divano e ci addormentiamo nel tentativo di guardare un film.

Ti capita mai alla fine di una giornata di chiederti: "che cosa ho fatto davvero oggi?". La sensazione che la gran parte dei miei clienti e delle mie clienti condivide è quella che alla fine della giornata si prova la sensazione di aver "corso" tutto il giorno, senza un momento di pausa, ma con la sensazione di non aver fatto poi niente di significativo.

Ti capita di sognare ad occhi aperti progetti ed attività che un giorno realizzerai, ma quel giorno, non arriva mai?

Il mio ruolo di consulente esperto in metacognizione, concentrazione ed attenzione, è proprio quello di ridurre, se non azzerare, in azienda gli effetti negativi dell’economia dell’attenzione, fra i quali l’apparente mancanza di tempo e del raggiungimento degli obiettivi che ci poniamo.

L’introduzione dei dispositivi digitali nella nostra quotidianità ha accelerato in modo vertiginoso il ritmo della nostra quotidianità, sia lavorativa che personale. Non abbiamo compreso che i dispositivi digitali devono essere una leva per liberare tempo, farci compiere il lavoro in meno tempo ed in modo più efficace, proprio per permetterci di raggiungere i nostri obiettivi, senza dover esaurire le nostre risorse cognitive e fisiche.

Il risultato delle mie consulenze è quello di poter essere meno "occupati", meno distratti e godere di più del momento presente. So che questa frase sembra più uno slogan da "hippy", ma non sono solo serio nello scriverlo. Ci credo fermamente in queste parole.

Attenzione. Non si tratta di ottenere di più, di fare più cose in meno tempo, di finire più velocemente le cose da fare o chissà cos’altro. Si tratta invece di sviluppare un vero e proprio sistema progettato per avere più tempo durante la giornata per le cose davvero importanti. Si tratta di adottare un vero e proprio protocollo, che personalmente ho affinato in più di vent’anni di consulenze in azienda.

Quello a cui mi sto riferendo non è "il metodo". In un momento storico dove molte persone hanno "il metodo", non sono qui per distribuire una verità sconvolgente, di avere l’illuminazione. Semplicemente si tratta di fermarsi a riflettere, fermarsi a pensare, ascoltare ciò che le neuroscienze ci insegnano, fare nostri questi insegnamenti e metterli in pratica.

Mettere in pratica nel concreto di un business ciò che l’esperienza umana nel corso di millenni ha imparato, coniugando questa esperienza con le più moderne ricerche neuroscientifiche, oggi è di vitale importanza per il successo del business.

L’obiettivo che ogni azienda si deve porre è quello, infatti, di permettere ai propri collaboratori di sviluppare un approccio al lavoro e all’organizzazione, che permetta di raggiungere gli obiettivi, grazie proprio a quei dispositivi digitali che nella gran parte dei casi si trasformano in trappole che causano distrazioni e perdite di tempo.

Le aziende devono adottare un protocollo che permetta ai propri collaboratori e alle proprie collaboratrici di dedicarsi a ciò che sta a cuore, sia che si tratti di passare del tempo con la famiglia, imparare una lingua, avviare un'attività secondaria, fare del volontariato, scrivere un romanzo o essere più performanti nel proprio lavoro.

Sono due i fattori, fra i molti, che contribuiscono a ridurre notevolmente la capacità di un’azienda di effettuare quei cambiamenti necessari a garantire il futuro dell’azienda. Il primo fattore è legato ad un bias cognitivo noto come "effetto carrozzone". Un bias cognitivo che descrive come le persone spesso compiono alcuni atti o credono in alcune cose solo perché la maggioranza della gente crede o fa quelle stesse cose. In questo caso specifico siamo stimolati ad assumere ogni giorno un modello di comportamento che ci spinge ad essere occupati dal primo istante in cui ci svegliamo fino al momento prima di addormentarci.

Oggi in azienda la cultura che prevale è quella di un impegno costante, con caselle di posta traboccanti di e-mail, con calendari pieni di riunioni, di liste infinite di cose da fare. Per soddisfare le aspettative delle esigenze delle aziende e della società in cui viviamo siamo stimolati a rendere "produttivo" ogni secondo della nostra giornata.

Essere più produttivi non significa fare il lavoro più importante. Spesso significa solo che stiamo reagendo più velocemente alla priorità di un’altra persona.

Rallentare è sinonimo di rimanere "indietro", e rimanere "indietro" significa non riuscire a recuperare. Dobbiamo a qualsiasi costo stare al passo, con ritmi che però di fatto la biologia dell’essere umano non è in grado di sostenere.

Il secondo fattore che si contende il nostro tempo è definibile con le parole "infinity pools". Cioè tutte quelle applicazioni che attraverso lo "swipe down", lo scorrere verso il basso, si aggiornano continuamente, all’infinito.

Le applicazioni che utilizziamo sono progettate per offrirci una sorta di "intrattenimento continuo", sia che le utilizziamo per lavoro sia che le usiamo per il nostro tempo libero. Le applicazioni sono progettate per catturare l’attenzione dell’utente e tenere una persona il più a lungo possibile impegnata nell’uso dell’applicazione stessa (leggi a riguardo l'articolo "Smartphone distopia").

Questi due fattori fanno parte di un gruppo preciso di ingredienti che compongono una vera e propria "rete" capace di catturare la nostra attenzione. "Ingredienti" capaci di diventare una vera e propria abitudine, abitudine che fa sì che la "rete di ingredienti" ci induce in uno stato di distrazione infinita, e soprattutto che ci porta a rimanere settati perennemente su quello che è definibile come "pilota automatico". Cioè quella condizione in cui è la nostra "mente arcaica" a condurre la gran parte delle nostre decisioni e a compiere le nostre scelte.

Ricorrere al "pilota automatico" significa agire attraverso schemi predefiniti, quello che chiamiamo "agire d’istinto". I nostri luoghi di lavoro sono oggi caratterizzati da dispositivi digitali che stimolano proprio questo "agire d’istinto" e fanno della distrazione una condizione normale.

Chi di noi guardando alla propria agenda completamente vuota ha pensato: "ecco il modo migliore per passare il tempo!". Credo di poter affermare con un certo grado di sicurezza che la risposta è "nessuno". Ma sarebbe poi così assurdo porsi in questo modo nei confronti di una giornata priva di impegni?

Una riunione, ad esempio, ha una durata predefinita di trenta o sessanta minuti, anche se nella gran parte dei casi una breve chiacchierata sarebbe più che sufficiente. Per impostazione predefinita non concepiamo che una riunione possa durare pochi minuti (leggi l'articolo "Confronti giornalieri ma non per il controllo").

Molto del nostro lavoro è affidato alle e-mail ed ai sistemi di messaggistica. Sempre per impostazione predefinita controlliamo costantemente le nostre caselle di posta, le notifiche dei messaggi e rispondiamo a tutti quelli che ci arrivano. In tanti anni di consulenze ho dovuto mio malgrado riscontrare quanto la mancanza di un protocollo sull’uso equilibrato dei sistemi di comunicazione digitale comporta un eccesso di comunicazioni, che potrebbero essere evitate, e che hanno come conseguenza la perdita di una notevole quantità di tempo.

Ci viene insegnato ad essere "proattivi". Che dobbiamo ottimizzare il nostro tempo, che dobbiamo essere efficienti e che dobbiamo ottenere e dare di più. Quando riusciamo a mettere un "freno" a questo approccio al lavoro, rischiamo di essere catturati dai servizi offerti dai nostri dispositivi digitali. In particolari dalle applicazioni dei nostri smartphone. Dagli impegni infiniti passiamo spesso alla distrazione infinita di social network, delle ultime notizie, dei video in streaming, dei videogiochi, e così via.

Con la mole di ore che ogni persona passa davanti allo schermo del proprio smartphone (media di 4,8 ore), e più in generale con i dispositivi digitali (quasi 8 ore ogni giorno), la distrazione è letteralmente un lavoro a tempo pieno.

Quante persone si fermano e si pongono domande come "cosa voglio dalle mie giornate?" o "cosa succederebbe se mi sganciassi dalle mie abitudini governate dal pilota automatico?". Poche. Molte persone percepiscono la necessità di apportare al proprio stile di vita un cambiamento, ma poche trovano poi la strada per mettere in atto questo cambiamento.

In questo caso non è sufficiente l’assioma "volere è potere". La forza di volontà è sicuramente condizione necessaria, ma non è sufficiente. Resistere al canto delle sirene della distrazione è difficile, molto difficile. Ecco perché le aziende hanno bisogno di figure specializzate negli effetti negativi dell’economia dell’attenzione.

Anche là dove nelle aziende i dispositivi sono poco presenti. Perché è la vita di ognuno di noi che è permeata di dispositivi digitali, e la rete di abitudini che queste costruiscono avvolge ogni persona. Là dove riusciamo a ridurre la presenza dei dispositivi digitali, subentra l’eccesso di compiti da svolgere durante la giornata. Più corriamo sulla ruota del criceto e più questa gira velocemente.

Ovviamente una soluzione, anzi più soluzioni, esistono. C’è un modo per "liberare" la nostra attenzione dalle distrazioni e, soprattutto, riprendere il controllo del nostro tempo. Diventa importante comprendere su cosa è importante concentrarsi, come trovare l’energia per svolgere i compiti importanti ed infine rompere con quelle abitudini che ci inducono ad usare il "pilota automatico".

In azienda non sempre possiamo avere il controllo dell’organizzazione del lavoro e dell’agenda, ma abbiamo sempre il totale controllo della nostra attenzione.

Creare nuove abitudini permette di poter reagire in modo differente agli stimoli che generalmente ci portano a ricorrere al pilota automatico. In particolar modo ci permette di reagire in modo consapevole ed ci evita di agire d’istinto.

Tutto questo non significa risparmiare tempo per fare più cose o avere più tempo libero. Ma il nostro scopo deve essere quello di svolgere grazie ai dispositivi digitali a nostra disposizione ogni compito nel giusto tempo, che implica svolgere il compito con attenzione, precisione e consapevolezza. Questo implica per l’azienda la riduzione, se non l’azzeramento, dei costi derivanti dalle distrazioni e da un lavoro svolto in modo "automatico".

Questo approccio porta chiarezza e calma. Può creare lo stimolo per iniziare nuovi hobby o per realizzare quel progetto che "un giorno realizzerò". Trovare "spazio" nella nostra quotidianità. Lavorare con il giusto ritmo, permette di sbloccare la nostra energia creativa che consente il processo di innovazione.

Il primo passo da compiere è rendere più difficile l’accesso alle distrazioni. Come scrivevo qualche riga sopra, la forza di volontà non è sufficiente. È come quando cerchiamo di perdere di peso, la forza di volontà è importante, ma evitare di avere in casa "merendine caloriche" è un buon aiuto.

Impostare lo smartphone in modalità "non disturbare", leggere le notizie solo in un momento della giornata o riprogrammare il tempo dedicato al proprio sonno. Sperimentare piccoli pasti piuttosto piuttosto che solo due pasti. Possiamo valutare se è meglio bere caffè o tè. Si possono provare diversi regimi di esercizio fisico. Introdurre applicazioni sui nostri dispositivi digitali che ci permettono di gestire al meglio per la lista delle cose che dobbiamo fare.

Ecco allora 4 consigli che nascono dalla mia esperienza più che ventennale di consulente.

1) Scegliere un obiettivo ad alta priorità da portare a termine;
2) Focalizzare i potenziali fattori di distrazione;
3) Energizzare: usare il corpo per ricaricarti;
4) Riflettere: Affinare il protocollo e migliorarlo costantemente;

Una delle cose che insegno è che succede qualcosa di magico quando si comincia la giornata con un obiettivo ad alta priorità. Richiamare l’attenzione su un solo punto focale. Quando si ha un obiettivo "ambizioso" ma realizzabile al giorno è più che sufficiente. Permette di tornare a casa soddisfatti.

Il secondo passo è ridurre, o là dove possibile, vietare l’uso dei dispositivi digitali in alcune fasce orarie, per permettere alle persone di concentrarsi. Quando ciò avviene i risultati sono davvero incredibili. Senza la costante presenza di e-mail, di notifiche, delle telefonate e così via, le persone portano la loro completa attenzione al compito da svolgere nasce la concentrazione che porta allo stato di flusso.

Un pranzo sano, una camminata veloce, pause frequenti e una giornata lavorativa un po' più breve, contribuiscono a mantenere il "picco di energia", e a far sì che il lavoro sia migliore e più efficace.

Ovviamente non è possibile tracciare una strada a priori, va realizzata tenendo in considerazione le esigenze dell’azienda e delle persone. Un passo alla volta.

Voglio leggere un libro alla sera? Oltre ad impegnarmi nel leggere, posso staccare letteralmente la spina del televisore dalla presa, mettere un telo sopra la televisione o arrivare a spostarla in un’altra stanza della casa.

Al lavoro? Domandati, una o più app che utilizzi sul tuo smartphone, sono davvero fondamentali? Oggi cancellare una app dal proprio smartphone è un vero e proprio atto di coraggio e di consapevolezza.

Semplici e pochi cambiamenti nella quotidianità personale ed in azienda permettono ai collaboratori ed alle collaboratrici di sentire le proprie energie cognitive e fisiche rinnovate e provare un senso maggiore di soddisfazione nei compiti che svolgono.

Non si tratta di bandire la tecnologia in azienda, ma di riprogettare il modo in cui si usa la tecnologia per fermare il ciclo infinito della distrazione.

Quello che più comunemente mi capita di ricevere come riscontro dai miei clienti e dalle mie clienti è che recuperare il proprio tempo e la propria attenzione è "stranamente" facile. I cambiamenti non richiedono interventi straordinari di autodisciplina, ma semplicemente introdurre nuove abitudini che si sostituiscano a vecchie abitudini che non ci fanno bene e che per il nostro lavoro e la nostra vita sono solo negative.

Per concentrarsi e dedicare tempo a ciò che conta, il cervello ha bisogno di energia, e questa energia proviene dalla cura della nostra mente e del nostro corpo. Con l'esercizio fisico, il cibo, il sonno, la tranquillità e il tempo a disposizione. Non è così difficile come potrebbe sembrare. Gli stili di vita predefiniti del XXI° secolo ignorano fondamentalmente la nostra biologia e di conseguenza ci privano delle nostre energie.

Infine, prima di andare a letto, prenderete alcuni appunti. È semplicissimo. Decidere quali scelte continuare, quali perfezionare o abbandonare. Cosa ha portato gioia nella giornata? Cosa di è fatto durante la giornata? E così via. Con il tempo, potrai costruire un sistema quotidiano personalizzato, adatto alle tue abitudini che ti permetterà di raggiungere i tuoi obiettivi, senza "sprecare tempo" e soprattutto senza essere in una condizione di distrazione perenne. Non si deve necessariamente provare qualcosa di nuovo ogni giorno. Se quello che fai funziona, continua a farlo. Ma se non funziona o se pensi che potrebbe funzionare meglio, ogni giorno hai l’opportunità di apportare dei cambiamenti. Inizia con piccoli cambiamenti, i risultati positivi arriveranno e avrai la motivazione per proseguire sulla strada del cambiamento.

In sintesi, non si tratta di essere dei maestri e delle maestre di efficienza. Ma di essere capaci di focalizzare la nostra attenzione sulle cose importanti e ottenere soddisfazione da ciò che facciamo. Questo ci permetterà al business dell’azienda di volare.

Per fare tutto questo il primo passo è tanto semplice quanto complesso, ma non impossibile: inizia a rallentare.

Dott. Francesco Russo